Política e Procedimento de Expurgo e Eliminação de Dados (DATA PURGE POLICY)

Procedimento Operacional Padronizado de Offboarding de Tenants, Churn e Rescisão Contratual

1. OBJETIVO

Esta política estabelece as diretrizes formais, os requisitos de segurança e os procedimentos operacionais para o encerramento de contas, cancelamento de serviços e o expurgo definitivo e irreversível de dados operacionais e arquivos (Data Purge) de tenants (unidades) na plataforma SISMETRO, garantindo a conformidade com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e o Marco Civil da Internet.

2. CANAIS E GATILHOS DE ENCERRAMENTO

2.1. Modalidade 1: Cancelamento Voluntário (Churn)

1. Solicitação Inicial: Deve ser iniciada obrigatoriamente pela conta Administrativa do cliente no caminho: Meu Perfil → Conta → Solicitar Cancelamento da Conta.

2. Tratativa Comercial e Contratual: A ação dispara um alerta automático para financeiro@sismetro.com. A equipe de Gestão/Financeiro entra em contato com os representantes legais para análise contratual e tratativas operacionais.

3. Validação por Código (1º Fator - Validade de 24 horas): Na tela administrativa dedicada, a equipe informa o ID da Unidade (Tenant ID). O sistema gera o 1º Código de Confirmação de Cancelamento, enviado ao e-mail do usuário administrativo solicitante. O código possui validade de 24 horas para inicialização do processo.

2.2. Modalidade 2: Rescisão por Inadimplência (Quebra Contratual)

1. Critério Temporal: O atraso de pagamento superior a 4 meses corridos (120 dias) a contar do vencimento caracteriza descontinuidade e quebra de contrato.

2. Inclusão na Fila de Expurgo: A conta entra na fila de exclusão permanente.

3. Validação da Gestão: Na tela administrativa dedicada, a equipe de Gestão/Financeiro insere o Número do Contrato e o ID da Unidade (Tenant ID), gerando as mesmas etapas de validação por códigos de autorização.

3. FLUXO OPERACIONAL DE SINCRONIA E EXPURGO EM ETAPAS

[Solicitação / Inadimplência] 
       │
       ▼
[Código 1: Confirmação de Cancelamento (Expira em 24h)]
       │
       ▼
[Validação de Sincronia / "data-sync"] ──(Obrigatório antes da pré-exclusão)
       │
       ▼
[Pausa de Planos às 00:00h e inativação de APIs]
       │
       ▼ (Janela obrigatória de segurança de 45 dias corridos)
       ▼
[Código 2: Autorização de Expurgo (Gestão/Financeiro)]
       │
       ▼
[Código 3: Confirmação Final de Expurgo (Gestão/Diretoria)]
       │
       ▼
[EXPURGO IRREVERSÍVEL: BANCO DE DADOS OPERACIONAL + ARQUIVOS S3]
       │
       ▼
[RETENÇÃO DO REGISTRO DE AUDITORIA NO TENANT E LOGS ISOLADOS]

Step 1: Sincronização Final de Dados (Pre-exclusão)

• Antes da destruição dos dados, é obrigatório executar a rotina de sincronização final para o banco dedicado de exportação (data-sync), mediante informação do Código de Autorização para Sincronia Final.

Step 2: Pausa Operacional dos Serviços

• Com o código de pré-exclusão validado, a rotina automatizada pausa a abertura de novos planos operacionais e uso de APIs a partir das 00:00 horas do dia seguinte.

Step 3: Janela de Carência e 2º Código de Expurgo

• O sistema aplica uma janela de segurança obrigatória de 45 dias corridos.

• Transcorrido o prazo, o sistema libera o campo para digitação do 2º Código de Autorização de Expurgo, fornecido pela equipe de Gestão/Financeiro.

Step 4: Confirmação Final, Destruição de Dados e Limpeza S3 (3º Código)

• A exclusão é autorizada na tela final mediante a inserção do 3º Código de Confirmação (fornecido pela diretoria/gestão) e preenchimento das informações de encerramento.

• Ação Técnica de Expurgo:

  1. Banco de Dados Operacional: Deleção irreversível de todas as tabelas transacionais e operacionais vinculadas àquele Tenant ID.

  2. Arquivos em Storage (Amazon S3): Execução da exclusão paralela e automática de todos os documentos, anexos e mídias vinculados à unidade no bucket do Amazon S3.

4. RASTREABILIDADE (AUDIT TRAIL) E RETENÇÃO LEGAL DE LOGS

4.1. Registro Permanente de Encerramento (Audit Trail)

O cadastro mestre do Tenant ID não é destruído. Ele permanece em estado inativo e retém o histórico de autorização de expurgo (identificação dos responsáveis, datas, horas e os 3 códigos de confirmação utilizados). Caso o cliente retorne no futuro, um novo ID de Unidade será gerado.

4.2. Retenção Isolada de Logs de Acesso

Em cumprimento ao Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014, Art. 15) e às boas práticas de governança:

• Os registros e logs de acesso dos usuários à unidade são mantidos em banco/repositório isolado de auditoria sob sigilo.

• Os logs passam por uma rotina automatizada de expurgo definitivo após 5 (cinco) anos contados a partir da data de execução do expurgo operacional da unidade.

5. DECLARAÇÃO DE IRREVERSIBILIDADE

Uma vez concluído o Step 4 com a validação dos três códigos de segurança, o processo de expurgo das tabelas operacionais e arquivos no S3 é definitivo e irreversível, não sendo possível a restauração do ambiente por nenhuma das partes.